一、從質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，回答標(biāo)準(zhǔn)提出的所有要求
既然質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)具有指導(dǎo)和證實(shí)作用，我們完全可以以標(biāo)準(zhǔn)的框架為思路，回答標(biāo)準(zhǔn)所提出的要求。
組織應(yīng)按IS09001:2015標(biāo)準(zhǔn)的要求，構(gòu)思本組織應(yīng)建立的文件。
標(biāo)準(zhǔn)提出了對質(zhì)量管理體系文件的要求，每一具體條款都可能涉及至少一項(xiàng)質(zhì)量活動的要求，我們應(yīng)該在自己的文件中闡明如何實(shí)現(xiàn)這些要求。
如對“不合格品控制( ISO9001:2015稱為“不合格輸出的控制")”條款，我們在文件中應(yīng)說明如何對不合格品進(jìn)行控制，如誰來管這件事，何時何地如何控制，按什么規(guī)定，形成什么記錄。對標(biāo)準(zhǔn)所有要求，都要作出明確唯一的回答，一個都不能少。
二、從組織實(shí)際出發(fā)， 體現(xiàn)自己的特點(diǎn)
標(biāo)準(zhǔn)的每一款要求都是通用的，面向各種類型、不同規(guī)模的組織。
但如何達(dá)到要求卻是各式各樣的，各不相同的，應(yīng)根據(jù)自己的情況，因地制宜的。如同我們要求大家要參加體育活動，鍛煉身體，而每個人根據(jù)自己的情況選擇不同項(xiàng)目、不同方式來進(jìn)行鍛煉。抗日戰(zhàn)爭打游擊戰(zhàn)，是地雷戰(zhàn)還是地道戰(zhàn)，各村有各村的高招，不存在一個統(tǒng)一的辦法。
因此照抄別人的文件是不行的，完全生吞活剝照抄標(biāo)準(zhǔn)更是不可取的，因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)提到的是要求，而沒有告訴我們達(dá)到要求的辦法，如何實(shí)施來滿足要求是組織自己的事。
這里還提倡不要照抄標(biāo)準(zhǔn)的語言來寫文件，我們提倡采用標(biāo)準(zhǔn)的術(shù)語，但要在理解標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，用自己的語言，說明用什么辦法來滿足標(biāo)準(zhǔn)的要求。
否則標(biāo)準(zhǔn)提出“組織應(yīng)ABC", 文件寫成“本公司做到ABC", 這種文件并沒有回答標(biāo)準(zhǔn)提出的要求，毫無指導(dǎo)意義。
體現(xiàn)自己的特點(diǎn)還表現(xiàn)在文件的集中和分散，文字的詳盡和簡約的程度上。這要根據(jù)產(chǎn)品過程的復(fù)雜程度，規(guī)模大小，員工文化程度和素質(zhì)高低來靈活運(yùn)用，總的原則是從組織實(shí)際出發(fā)，滿足需要為原則。
三、領(lǐng)導(dǎo)層要全程參與
文件編寫不要被認(rèn)為是項(xiàng)單純的文字 工作，單純交給一個脫離了職能部門的寫作班子就可以了。
它實(shí)際上是一項(xiàng)管理工作的設(shè)計(jì)和策劃。盡管大的決策，如方針、目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)權(quán)限等已由領(lǐng)導(dǎo)層商定，但在編寫過程中往往會提出一些需從全局權(quán)衡的問題，隨時需要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和抉擇，所以管理者代表一定要 全程跟蹤文件的編寫。
根據(jù)出現(xiàn)的問題與領(lǐng)導(dǎo)層溝通，隨時作出決策，否則，全部等待領(lǐng)導(dǎo)審批過程再解決，往往會導(dǎo)致返工，影響進(jìn)度，同時會降低文件的質(zhì)量。
四、盡可能由職能部門起草操作性的文件
除質(zhì)量手冊以外的文件，盡可能由負(fù)責(zé)該項(xiàng)內(nèi)容的專業(yè)職能部門來起草，如由負(fù)貴采購的供應(yīng)科起草有關(guān)采購方面的文件。
首先，職能部門都有負(fù)責(zé)工作設(shè)計(jì)的責(zé)任，這些部門具有從事這些工作的經(jīng)驗(yàn)，在學(xué)習(xí)和理解標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，它們起草的文件，一般具有可操作性，能從實(shí)際出發(fā)，繼承原有的經(jīng)驗(yàn)。
這些文件再經(jīng)過討論，平衡補(bǔ)充后，往往能取得良好效果，而且實(shí)施起來比較順暢。
如果把所有文件全由寫作班子或質(zhì)管部門“包辦”，盡管冥思苦想，精心設(shè)計(jì)，但一經(jīng)討論，職資部門或者“百般挑剔”，或者“未置可否”，使工作陷于被動，也會增加試運(yùn)行中的困難。更可能帶著“問題”，長期運(yùn)轉(zhuǎn)不暢。
當(dāng)然在盡可能由職能部門起草的情況下，專業(yè)管理部門仍有很重的“把關(guān)任務(wù)”。各職能部門編寫的文件往往有“門檻較低"和“本位主義”的可能，需要專業(yè)管理部門，進(jìn)行與標(biāo)準(zhǔn)銜接和部門之間的協(xié)調(diào)工作。
同時也還有許多綜合性很強(qiáng)的文件，很難由某個專業(yè)職能部門來起草，例如“數(shù)據(jù)分析”方面的文件，可以由質(zhì)管部門負(fù)貴起草。
