1、目的
為了及時、準確地收集、傳遞及反饋有關信息，做好信息的管理，制定本程序。
2、適用范圍
適用于本廠與環(huán)境管理體系的內(nèi)部信息的傳遞與處理，以及與外部相關方的信息交流。
3、職責
3.1辦公室、生產(chǎn)科、供銷科、技術科、質(zhì)保科等部門及各車間負責對應相關方信息的收集。
3.2各部門、車間負責工作范圍內(nèi)信息的傳遞與交流，并及時將有關環(huán)境信息反饋到辦公室。
3.3辦公室負責統(tǒng)籌本廠對內(nèi)、外相關信息的傳遞與處理；保存和管理相關的信息。
3.4辦公室和生產(chǎn)科負責緊急事故方面信息的處理
3.5廠長主持管理評審，對體系的運行現(xiàn)狀進行總結交流。
3.6管理者代表向廠長匯報體系的運行情況及相關方的要求；辦公室將體系內(nèi)部審核及管理評審的結果傳遞到各部門、車間。
4、內(nèi)容與要求
4.1內(nèi)部信息交流
4.1.1內(nèi)部信息內(nèi)容
a)環(huán)境方針、環(huán)境管理體系運行情況；
b)有關法律、法規(guī)及其他要求的獲取和更新；
c)環(huán)境目標、指標和方案的完成情況及效果；
d)內(nèi)部審核、合規(guī)性評價、管理評審、外部審核及環(huán)境監(jiān)測結果、不符合、糾正措施和預防措施；
e) 本廠人員培訓情況；
f) 各管理層之間、各部門之間和各崗位之間的日常有關環(huán)境保護方面對于解決問題、協(xié)調(diào)行動、跟蹤實施計劃的溝通、常規(guī)報表及其他信息通報；
g) 緊急情況信息；
h) 重要環(huán)境因素控制情況；
i) 合同方和供方提供的相關信息。
4.1.2內(nèi)部信息交流方式
a) 環(huán)境方針以培訓、會議、黑板報、意見箱、電子郵件等傳遞到全體員工；
b) 管理者代表將本廠環(huán)境管理體系運行情況、目標、指標和方案實施情況及效果以文件形式通過管理評審向廠長匯報；
c) 通過體系審核，各部門及各車間與管理者代表進行環(huán)境目標、指標、管理方案完成情況及效果、環(huán)境監(jiān)測結果、不符合、糾正措施和預防措施的傳遞;
d) 各部門及各車間在體系運行過程中產(chǎn)生的環(huán)境信息，通過電話、會議、各類報表和信息交流單等形式實施，信息交流單由各部門保存并實施，年終交辦公室歸檔；
e) 辦公室將政府職能部門對本廠的環(huán)境監(jiān)察和監(jiān)測結果復印下來，傳達到有關部門、車間。
4.2外部信息交流
4.2.1外部信息內(nèi)容
a) 各有關部門接收到的有關環(huán)保法律、法規(guī)和其他要求；
b) 上級環(huán)保機構有關信息；
c) 來自相關方的投訴、抱怨，以及針對確定的不符合采取的糾正措施；
d) 本廠的環(huán)境方針、目標、指標和組織關于持續(xù)改進和污染預防的承諾的對外宣傳；
e) 本廠環(huán)境績效方面的信息；
f) 有關突發(fā)環(huán)境事件的信息；
g) 其它的相關信息。
4.2.2外部信息交流方式
a) 有關部門接受到的外部信息，由接收部門填寫信息交流單并及時傳遞到辦公室，并由辦公室組織進行內(nèi)部傳遞；
b) 對相關方提出的投訴、抱怨，由辦公室根據(jù)信息內(nèi)容傳遞到管理者代表，管理者代表落實到責任部門，責任部門將處理方案報管理者代表審核后廠長批準，于一星期內(nèi)答復；
c) 辦公室負責對外宣傳本廠的環(huán)境方針和環(huán)境績效。
4.3緊急情況信息交流
4.3.1在發(fā)生緊急情況時，廠長須立即召集有關人員進行研究按應急預案進行處置，并及時向當?shù)丨h(huán)保行政主管部門和政府其它有關部門報告情況。
4.3.2當出現(xiàn)緊急情況時，當事人應采取應急響應措施，填寫記錄，同時報告辦公室和值班領導。
4.4記錄保管
本廠產(chǎn)生的各種內(nèi)外部信息交流記錄當年內(nèi)由產(chǎn)生部門保存，年終送辦公室歸檔，保存期限為三年。
5、相關文件
a) 法律、法規(guī)和其他要求控制程序；
b) 內(nèi)部審核控制程序；
c) 管理評審控制程序；
d) 應急準備與響應控制程序；
6、記錄
a) 內(nèi)外部信息交流表
b) 投訴、登記及處理意見表
