文件的編制過程不應該是對現有活動的寫實，而應該成為一次增值的活動。為了實現高增值的目標，需要創造性的勞動，需要在文件編制時遵循以下重要的原則和原理。
1、符合性
質量管理體系文件必須具有以下兩個符合性：
① 符合企業的質量方針和質量目標
質量方針和目標不應停留在口頭上，而應確保其實現，只有這樣才能確保企業在市場競爭中占據有利的位置，不斷增強競爭實力。
應根據質量方針和質量目標的要求，施加具有施加具有相應的控制力度的措施。
有些體系不能保證質量方針、目標的實現，就是不符合要求的。如有的企業提出的顧客滿意度要達到100%，但卻無評價顧客滿意與否的標準和方法。
② 符合質量管理體系標準的要求
這是對質量管理體系的基本要求，而不是全部要求。具有這兩個符合性，也是對質量管理體系的基本要求。
2、創新性
① 創新思維是持續改進的源泉
要提倡創新，在質量管理體系中營造有利于創新的氛圍，要鼓勵那些立足于企業，在在管理方法和手段上不斷創新的人。
用新的更好的方法和手段去代替原有的方法和手段，才回不斷的實現質量改進。
② 創新會帶來效益
只有創新，才可能取得突破性進展，帶來巨大的效益。管理創新往往帶來質的飛躍，在質量管理發展史上，每一次重大的創新和變革都會帶來顯著的效益，如：統計質量控制（SQC）明顯減少了廢品；準時管理（JIT）改變了傳統的庫存概念；精益管理方式向一切浪費宣戰。
③ 創新的范圍
創新不只是限于新產品、新技術、新工藝、新材料等方面，在質量管理體系的持續改進中，還要不斷的強調管理的創新，以強化企業在市場中的競爭力，使顧客更為滿意。
3、確定性
在描述任何質量活動過程時，都必須使其具有確定性。即必須明確規定何時、何地、做什么、由誰來做、依據什么文件、怎么做及應保留什么記錄等，排除人為的隨意性。
只有這樣才能保證過程的一致性，才能保證過程質量和工作質量的穩定性。例如：有的企業在編制檢驗作業指導書（或稱檢驗文件）時未明確檢驗取樣部位、測量部位和方向，使檢驗人員在檢驗時有相當大的隨意性，致使檢驗結果的正確性不可靠。
4、相容性
各種質量管理體系有關的文件之間，應保持良好的相容性，即不僅要協調一致不產生矛盾，而且要各自為實現總目標承擔相應的任務。
從質量策劃開始，就應該考慮保持文件的相容性。如：有的企業在設計輸出中明確規定對質量特性的要求，而在相應的工藝文件中未能全部覆蓋全部質量特性的要求，或無法驗證這些要求是否達到。在這里，設計文件、工藝文件、檢驗文件之間就存在不相容的問題。
5、可操作性
質量管理體系文件必須符合企業的客觀實際，具有可操作性。這是文件得到有效貫徹落實的重要前提。
因此，編寫人員應該深入實際進行調查研究，使用人員應該及時反映使用中存在的問題，力求盡快改進和完善，確保文件可操作且行之有效。
當文件確實難以操作，而又未能及時發現問題時，首先是編寫人員的責任、其次使用人員也負有未及時反饋消息的責任。
質量管理體系文件的可操作性要通過落實職責來保證。
6、系統性
質量管理體系應該是一個由組織結構、程序、過程和資源構成的有機的整體，但在質量管理體系文件編寫的過程中，由于過程、要素及部門人員的分工不同、側重點不同及其局限性，較難保持全局的系統性。
因此，應該站在系統的高度，著重分厘清每個程序在組織中的作用，其輸入、輸出與其他程序間的界面和接口，并施以有效的反饋控制。
此外，文件間的支撐關系必須清晰：
質量管理體系程序文件要支撐品質手冊、即對質量手冊提出的各種管理要求都應作出各種具體的交待、有控制的安排；
作業指導書應該支撐程序文件。
系統管理要求分清文件的層次，保證每個文件的唯一性，加強系統協調，改善系統的綜合性并實施動態管理。
