ISO22000:2005標準條款4.2.2的理解

4.2.2 文件控制

食品安全管理體系所要求的文件應予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應依據 4.2.3 的要求進行控制。

文件控制應確保所有提出的更改在實施前加以評審，以明確其對食品安全的效果以及對食品安全管理體系的影響。

應編制形成文件的程序，規定以下方面所需的控制：

a) 文件發布前得到批準，以確保文件是充分與適宜的。

b) 必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；

c) 確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別；

d) 確保在使用處獲得適用文件的有關版本；

e) 確保文件保持清晰、易于識別；

f) 確保相關的外來文件得到識別，并控制其分發；

g) 防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，確保對這些文件進行適當的標志。

以上為標準條款，以上是理解分析：

理解分析：

（1）文件控制的要求

建立和實施文件控制程序和職責，確保：

① 文件發布前，由授權人員對文件的充分性、適宜性進行審核和批準。審核是保證文件的正確性，批準意味著從行政上贊同文件的實施。

② 對使用中的文件進行適時評審，以保持文件的適宜性。對使用中的文件一般要定期進行評審。如在每年的管理評審前進行，也可根據需要適時進行。

③ 必要時更改文件并再批準。食品安全管理體系文件更改必須有規定的申請、更改、審批手續。文件的更改可能對食品安全帶來影響。如是這樣，則需在實施更改前評估更改對食品安全的效果以及對食品安全管理體系的影響。

④ 識別文件的現行修訂狀態。修訂狀態可直接在被更改的文件上標識，也可通過控制清單（如標準目錄、文件目錄 3-4 等）進行標識。

⑤ 需要使用文件的場合（如對食品安全管理體系的有效運行起關鍵作用的場合），都能得到并使用相應文件和資料的有效版本。

⑥ 文件清晰，易于識別和檢索（查找）為使文件清晰易懂，便于識別和檢索，應就文件的編號，文件的編寫要求，文件的格式，文件的歸檔、編目、發放、回收等作出適當規定。

⑦ 識別外來文件的適應性，并控制其分發。應就外來文件的收集、審查、批準、歸檔、編目、標識、發放、使用、評審、更新、補充和作廢等作出規定，以保持外來文件的適應性。應該建立一個渠道（如參加標準化協會等），以便及時收集到文件和資料的最新版本或修改信息。

⑧ 做好失效文件的管理。為了防止使用作廢文件，應及時將作廢或失效文件從使用場所撤回。對于為特殊目的而保留的任何作廢文件，都必須進行標識，以防誤用。

（2）文件控制實施的要點

① 內部文件的控制包括：文件的取號、編寫、審批、歸檔、標識、發放、使用、借閱、內部文件的控制更改、作廢、評審以及保密控制等。

② 外來文件的控制外來文件的控制包括：收集、審查、批準、歸檔、發放、使用、評審、更新、補充和作廢等。

關鍵詞：