運用過程方法編寫程序文件
時間：2011-10-31
GB/T19001-2008、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001均要求建立、實施、保持和持續改進管理體系，并形成文件。管理體系文件包括形成文件的程序，其中QMS標準要求建立6個形成文件的程序（4.2.3、4.2.4、8.3、8.2.2、8.5.2、8.5.3）。ISO14001標準和OHSAS18001標準分別有12處和11處要求建立程序文件（4.3.1、4.3.2、4.4.2、4.4.3、4.4.5、4.4.6、4.4.7、4.5.1、4.5.2、4.5.3、4.5.4、4.5.5）、（4.3.1、4.3.2、4.4.2、4.4.3、4.4.5、4.4.6、4.4.7、4.5.1、4.5.2、4.5.3、4.5.4），如何編寫好程序文件，確保文件的充分性、適宜性，筆者認為運用過程方法編寫文件是非常有益的。
一、什么是過程方法
GB/T19000-2008《質量管理體系 基礎和術語》的3.4.1條對過程作了如下定義：將輸入轉化為輸出的相互關聯或相互作用的一組活動。什么是過程方法，GB/T19001-2008《質量管理體系 要求》的引言中對過程方法的定義為：“為了產生期望的結果，由過程組成的系統在組織內的應用，連同這些過程的識別和相互作用，以及對這些過程的管理，可稱之為‘過程方法’”。上述定義告訴我們，過程就是活動，過程方法就是要求對過程進行識別，確定其相互作用，并實施管理，其目的是為了產生期望的結果。
二、運用過程方法編寫程序文件
GB/T19000-2008標準中對程序的定義為：為進行某項活動或過程所規定的途徑。這就是說，程序是針對某項活動或過程而言的，如針對文件控制的文件控制程序，針對內部審核的內部審核程序。其內容應規定相應的途徑、方法，從過程方法考慮，在編寫該程序文件時，應識別程序針對該項過程（活動）包含哪些子過程（活動）及其相互關系和相互作用，并規定各項子過程（活動）的方法。因此，筆者認為一個程序文件的內容應該包括：
（一）目的和適用范圍（為什么要編寫此程序，也就是對此項活動實施管理的目的，以及有關程序的適用范圍）；
（二）職責（針對該項活動中各有關部門/人員的職責）；
（三）引用文件（該程序文件的編寫所引用的相關標準和其它文件）；
（四）工作流程（即過程及相互關系的流程圖）；
（五）控制（適用時結合過程流程中每項活動規定由誰來做、何時做、何地做、用什么方法做、做到什么程度等）；
（六）記錄（該程序需哪些記錄）
